Hai teman-teman! Selamat datang kembali di blog Caravel. Kali ini, saya ingin berbagi pengalaman saya tentang bagaimana mengurus legalisasi dokumen dengan peraturan terbaru dari pemerintah. Setelah saya membahas tentang pengalaman tes bahasa Inggris PTE ke Tangerang, selanjutnya adalah legalisasi dokumen yang akan saya kirimkan ke Universitas di Finlandia. Ternyata istilah khusus untuk legalisasi dokumen sekarang disebut dengan Apostille. Apa itu Apostille dan bagaimana cara mengurusnya? Mari kita bahas lebih lanjut di bawah ini.
Ada yang Berbeda dengan Sistemnya?
Iya, jadi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) baru saja meluncurkan layanan baru bernama Apostille. Layanan ini bertujuan untuk memangkas proses legalisasi dokumen publik asing dengan cara pengesahan tanda tangan pejabat, pengesahan cap, dan/atau segel resmi dalam dokumen publik melalui pencocokan dengan spesimen melalui satu instansi, yaitu Kemenkumham selaku Competent Authority-nya. Layanan ini sudah dapat diakses sejak tanggal 4 Juni 2022 dan memudahkan lalu lintas dokumen publik antarnegara di 121 Negara Pihak Konvensi Apostille. Kalian dapat mengecek negara mana saja yang terdaftar di The Hague Conference on Private International Law melalui tautan ini [Klik di sini]. Lebih lanjut, jika kita mengklik negara Indonesia, kita akan menemukan website resmi untuk melakukan legalisasi dokumen dan informasi lengkap lainnya, termasuk harga legalisasi per dokumennya.
Nah, pada bulan November 2022 ini, saya harus melakukan legalisasi dokumen yang sebenarnya dulu sangat rumit dan memakan banyak biaya. Mungkin jika kalian menonton beberapa channel YouTube, mereka yang sedang studi di luar negeri menjelaskan bagaimana cara legalisasi dokumen sendiri. Prosesnya dimulai dari legalisasi dari kampus, kemudian ke notaris yang terdaftar di Kemenkumham di daerah terdekat, kemudian ke Kemenkumham, kemenlu, dan kedutaan besar. Cukup rumit, bukan? Dengan adanya Apostille ini, kita hanya perlu pergi ke kantor Kemenkumham untuk melakukan legalisasi dokumen dan tidak perlu pergi ke kemenlu dan bahkan kedutaan besar. Beberapa orang bahkan mengeluhkan bahwa biaya legalisasi fotocopy dokumen di kedutaan besar bisa mencapai Rp400.000,00 lebih, tergantung kedubesnya juga ya. Saya dulu sempat sedikit bingung juga dengan biaya yang harus dikeluarkan, tetapi alhamdulillahnya, kehadiran Apostille sangat membantu memudahkan proses legalisasi fotocopy dokumen saya dulu. Sekarang, proses legalisasi dokumen publik menjadi lebih mudah dan efisien.
Coba tonton dua video berikut dan perhatikan betapa rumitnya proses melakukan legalisasi dokumen.
Saat akan memulai proses legalisasi dokumen, saya pernah menonton kedua video ini dan mempersiapkan segala biaya yang diperlukan, termasuk untuk transportasi, makanan, biaya administrasi, dan sebagainya. Tidak dapat dipungkiri bahwa proses ini membutuhkan pengeluaran yang cukup besar. Namun, saya merasa beruntung karena pada tahun tersebut, kebijakan legalisasi dokumen mengalami perubahan yang signifikan. Rantai birokrasi pun semakin dipermudah, sehingga proses legalisasi dokumen tidak lagi memakan waktu dan biaya yang besar seperti sebelumnya. Hal ini tentunya memudahkan bagi mereka yang harus mengurus legalisasi dokumen di masa depan.
 |
| Stasiun Tasikmalaya - Jakarta (Pengambilan Dokumen) |
Sebelum ke Proses Legalisasi, Perhatikan ini!
Jika kita ingin melanjutkan studi di Finlandia, kita pasti memerlukan dokumen yang sah secara hukum, seperti ijazah dan transkrip nilai yang dilegalisasi. Namun, perlu diketahui bahwa kampus yang saya tuju hanya menyediakan opsi dokumen yang dilegalisasi dalam bentuk Apostille sebagai pilihan kedua. Sebenarnya, legalisasi langsung dari kampus sudah cukup untuk memenuhi persyaratan. Namun, saya memilih opsi legalisasi dokumen dalam bentuk Apostille karena saya ingin memperoleh pengalaman yang berguna untuk memberikan informasi kepada masyarakat tentang cara melegalisasi dokumen mereka, selain dokumen pendidikan.
 |
| Dari Kampus (Awarding Institution) Sudah Cukup dan Opsi Kedua Bisa Legalisasi Apostille |
Jadi, jika kita ingin melegalisasi dokumen untuk keperluan studi di universitas di Finlandia, hal pertama yang harus dilakukan adalah membaca dokumen legalisasi yang diminta oleh universitas tersebut. Setelah itu, baru mempertimbangkan aspek penting seperti biaya, kesehatan mental dan fisik, serta faktor-faktor lainnya yang akan dihadapi selama proses legalisasi ini yang cukup memakan waktu.
Selanjutnya, ketika kita ingin melanjutkan studi ke luar negeri, hal yang harus kita perhatikan adalah dokumen yang diperlukan oleh universitas tersebut. Biasanya universitas memerlukan terjemahan dokumen ke dalam bahasa Inggris. Seperti dalam kasus saya, saya diminta untuk mengirimkan fotocopy transkrip nilai yang sudah diterjemahkan. Oleh karena itu, sebelum melakukan proses legalisasi dokumen, kita harus memastikan dokumen kita sudah diterjemahkan terlebih dahulu. Ini sangat penting karena jika kita lupa menerjemahkan dokumen sebelum melakukan legalisasi, maka kita harus mengulang proses legalisasi dari awal dan mengeluarkan biaya lagi. Oleh karena itu, sebelum mengirimkan dokumen, pastikan untuk membaca instruksi dari universitas terkait.
Namun, ada satu dokumen dari kampus saya yang sudah diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris, yaitu ijazah saya. Di dalam ijazah saya, tidak hanya ada bahasa Indonesia saja, tetapi sudah diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris. Jadi, saya tidak perlu menerjemahkan dokumen ini lagi, terutama jika kampus kita sudah berstatus negeri dan yang menerjemahkan dokumen kita sudah kredibel atau tersumpah.
 |
| Ijazah dan Cap Legalisasi dari Fakultas |
1. Legalisasi Dokumen di Kampus Kita
Proses legalisasi dokumen memang bisa menjadi hal yang memakan waktu dan melelahkan. Salah satu tahap yang harus dilalui adalah melakukan legalisasi dokumen di kampus terlebih dahulu. Bagi yang ingin melanjutkan studi di luar negeri, langkah ini sangat penting. Saya sendiri pernah melakukan legalisasi dokumen di bagian fakultas di mana terdapat bagian khusus untuk legalisasi dokumen akademik. Namun, meskipun prosesnya terlihat mudah, kita tidak boleh santai dan menunda-nunda. Kita harus siap menghadapi kemungkinan si petugas sedang tidak ada di tempat atau memiliki urusan lain yang memaksa kita untuk menunggu beberapa jam bahkan sampai keesokan harinya. Beberapa orang bahkan harus kembali lagi untuk melakukan legalisasi dokumen karena petugasnya tidak ada di tempat saat itu. Menunggu adalah salah satu tantangan dalam setiap tahap proses legalisasi dokumen, sementara tenggat waktu semakin dekat. Oleh karena itu, kita harus memulai proses legalisasi dokumen jauh-jauh hari sebelumnya. Dengan begitu, kita bisa mengatasi tantangan waktu yang terbatas dan memastikan bahwa dokumen kita telah siap digunakan dalam waktu yang tepat.
 |
| Cap Legalisasi dari Notaris Daerah Terdekat |
2. Legalisasi Dokumen dari Notaris di Daerah Terdekat
Setelah melakukan legalisasi dokumen di kampus, kita harus melakukan legalisasi dokumen ke notaris di daerah terdekat kita. Namun, perlu diperhatikan bahwa setiap notaris mematok harga legalisasi dokumen yang berbeda-beda, sehingga kita harus mencari notaris yang tepat dengan beberapa cara. Salah satu cara mengecek notaris terdaftar di kemenkumham, yaitu kita bisa mencari daftar notaris di daerah terdekat kita melalui websitenya, yang biasanya menyediakan informasi seperti alamat email, kode, alamat kantor, dan status aktif atau tidaknya [Cek di sini].
Setelah mengecek situs tersebut, kita bisa mengirimkan pesan untuk menanyakan tentang keperluan legalisasi dokumen pendidikan dan harga yang diperlukan untuk proses legalisasi tersebut. Selanjutnya, kita bisa membandingkan notaris mana yang menawarkan harga paling murah. Untuk memudahkan proses, kita bisa mencari nomor telepon kantor notaris tersebut di Google Maps. Biasanya, nomor telepon tersebut dapat ditemukan di deskripsi Google Maps. Selain itu, kita juga bisa menanyakan notaris rekomendasi dari orang tua, saudara, atau teman-teman kita.
Dalam prosesnya, waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama. Setelah membuat appointment dengan notaris, kita hanya perlu pergi ke kantornya. Namun, harga legalisasi dokumen di notaris bisa bervariasi tergantung dari masing-masing notaris. Saya pernah mengeluarkan biaya sebesar Rp100.000,00 per dokumen untuk legalisasi dokumen di notaris tertentu. Namun, harga bisa saja berbeda-beda tergantung dari notaris yang kita pilih. Oleh karena itu, sangat penting untuk menghubungi notaris tersebut terlebih dahulu dan melakukan perbandingan harga sebelum memutuskan untuk melakukan legalisasi dokumen di notaris tertentu.
3. Legalisasi Apostille dari Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham)
Untuk mengurus legalisasi dokumen di situs Administrasi Hukum Umum (AHU), ada beberapa tahapan yang harus diperhatikan. Pertama, kita harus mendaftarkan diri di situs AHU dan membuat akun terlebih dahulu jika belum pernah membuatnya [Daftar di sini]. Setelah berhasil membuat akun, kita bisa masuk ke aplikasinya dan mengunggah dokumen fotocopy yang sudah dilegalisasi oleh kampus dan notaris terlebih dahulu.
Namun, perlu diperhatikan dengan baik saat mengisi data pejabat atau notaris yang sudah melegalisasi dokumen sebelumnya. Beberapa format yang diminta oleh AHU mungkin berbeda dengan yang tertera di aplikasi. Misalnya, saya mengalami ketidaksesuaian data pejabat yang ada di aplikasinya dengan format yang diminta oleh AHU. Jika mengalami kendala seperti ini, kita harus meminta surat pengantar spesimen tanda tangan notaris tersebut untuk memintanya memberikan cap notarisnya beserta tanda tangannya. Setelah surat pengantar tersebut diisi dan sudah dilakukan scan, kita bisa submit kembali ke aplikasi.
Setelah selesai proses pengajuan legalisasi dokumen diterima, kita harus membayar sebesar Rp.150.000,00 per dokumennya dan membayarnya melalui ATM BNI, kita dapat membuat akun BNI secara online. menunggu selama kurang lebih 3 hari untuk mendapatkan dokumen Apostille-nya. Namun, dokumen Apostille ini hanya bisa dibawa ke kantornya langsung oleh kita atau (saya belum pengalaman), kita dapat mengambilnya oleh saudara kita, teman, atau agen yang ada di Jakarta dan menguasakannya terlebih dahulu. Intinya, untuk pengambilan dokumen dan pertanyaan-pertanyaan umum lainnya dapat kalian [Cek di sini]. Jangan lupa untuk mempertimbangkan berbagai kendala yang mungkin muncul, seperti kesulitan saat menghubungi admin melalui nomor telepon kantor yang dapat memakan biaya, biaya transportasi, dan lainnya.
Dalam hal ini, penting untuk diingat bahwa waktu tiga hari tersebut harus dipertimbangkan dengan baik, terutama jika kita mengalami masalah dalam pengajuan dokumen seperti yang pernah dialami saya saat mengurus legalisasi dokumen sebelumnya.
Demikianlah penjelasan singkat mengenai cara melakukan legalisasi Apostille pada dokumen untuk keperluan belajar di luar negeri. Jangan lupa untuk membaca instruksinya dengan teliti sebelum mengajukan legalisasi, meskipun jika tujuan kita adalah ke Finlandia, legalisasi dari kampus sudah biasanya dapat langsung digunakan. Semoga artikel ini bermanfaat bagi kalian yang sedang mempersiapkan studi di luar negeri. Jangan ragu untuk meninggalkan komentar di bawah jika ada yang bingung dan hal lainnya yang perlu ditanyakan. Pada kesempatan selanjutnya, saya akan membahas tentang proses penerjemahan dokumen yang juga merupakan hal penting untuk diperhatikan. Sampai jumpa di postingan berikutnya, terima kasih! :)
No comments:
Post a Comment