Mengurus Residence Permit di Kedubes untuk Studi di Finlandia

Halo teman-teman Caravel! Sesudah meniti berbagai rintangan dan tantangan dalam mengumpulkan berkas-berkas serta mengirimkannya ke kampus tempat saya akan menempuh studi di Finlandia, perjuangan saya belum mencapai akhir. Tugas saya selanjutnya adalah mengikuti program persiapan keberangkatan, yang telah saya bagikan di postingan sebelumnya di LPDP, Kenangan & Keseruan Angkatan ke-204 LPDP, Nyala Bentala. Setelah semua proses selesai, pada postingan kali ini, saya akan membagikan pengalaman tentang cara mendapatkan kartu residence permit untuk izin tinggal selama 2 tahun di sana.

Kebingungan antara Residence Permit dan Visa

Awalnya, saya merasa sedikit bingung karena saat saya magang di Belgia selama 2 bulan, saya hanya diberikan visa dan segala administrasi diurus oleh lembaga yang memberikan kesempatan kepada saya. Namun, ketika saya berencana untuk mengajukan residence permit, saya sempat mempertimbangkan untuk mengajukan kartu ini dan visa secara bersamaan. Karena saya belum begitu yakin apakah saya harus membuat residence permit dan visa secara bersamaan, lalu saya berdiskusi dengan salah satu Awardee LPDP, saya mengetahui bahwa beliau juga pernah menghadapi situasi yang sama seperti yang saya alami pada saat itu. Ternyata, saya hanya perlu mengurus residence permit saja untuk tinggal selama 2 tahun sebagai mahasiswa di kampus yang saya tuju itu.

Secara sederhana, untuk dapat tinggal selama 2 tahun di Finlandia, kita perlu memiliki kartu izin tinggal yang disebut residence permit, yang berbeda dengan visa untuk perjalanan biasa yang berlaku maksimal selama 3 bulan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa jika kita berniat tinggal lebih dari 3 bulan di negara ini, maka kita wajib memiliki kartu ini. Informasi lengkap mengenai prosedur pembuatan kartu residence permit dapat diakses melalui website Kedubes Finlandia di Indonesia [Klik di sini].

Tampilan Depan Kartu Residence Permit

Langkah-langkah Membuat Residence Permit untuk Studi di Finlandia

1. Masuk situs resmi untuk pembuatan akunnya di EnterFinland, [Klik di sini].

2. Selanjutnya, kita akan melihat beberapa opsi pendaftaran yang sesuai dengan situasi kita. Di sini, kita hanya perlu mengklik bagian "first residence permit" karena kondisi kita saat ini adalah ingin mendapatkan residence permit dan berencana untuk pindah ke Finlandia selama beberapa tahun.

3. Setelah mengklik pilihan "first residence permit", kita akan dibawa ke halaman berikutnya, yang menanyakan apakah kita ingin membuat residence permit untuk keperluan bekerja, studi, atau ada pilihan khusus untuk pembuatan residence permit sekeluarga. Di sini, sesuaikan saja dengan situasi kita, apakah kita akan belajar sendirian atau bersama keluarga. Jika kita akan pergi sendiri, kita hanya perlu memilih bagian "studies". Saya tidak akan menjelaskan lebih lanjut tentang bagian yang berkaitan dengan keluarga, karena saya masih belum berkeluarga sehingga saya cukup memilih bagian "studies." Di postingan nanti, saya akan membahas khusus untuk mereka yang memiliki keluarga.

Setelah mengklik menu "studies", halaman selanjutnya akan menampilkan langkah-langkah untuk mendapatkan residence permit untuk studi di Finlandia. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, sebagai berikut:

Dokumen-dokumen Persyaratan Pembuatan Kartu Residence Permit 

• Persiapan Dokumen

Persiapan dokumen ini mungkin terlihat sepele bagi kita, tetapi dalam kenyataannya, persiapan dokumen ini harus dilakukan dengan matang, terutama bagi penerima beasiswa LPDP. Proses pengurusan dokumen ini memakan waktu, mulai dari pemrosesan oleh LPDP hingga penggunaan EnterFinland. Berikut adalah beberapa dokumen yang harus dipersiapkan agar pemrosesan residence permit dapat berjalan lebih cepat:

a) Paspor yang masih berlaku, yang artinya belum kedaluwarsa. Jika situasinya sama seperti saya, yaitu paspor akan kedaluwarsa dalam waktu 1 tahun ke depan, Anda masih dapat menggunakan paspor tersebut untuk mendaftar residence permit, karena perpanjangan paspor dapat dilakukan di KBRI Finlandia nanti.

b) Letter of Acceptance, biasa disingkat sebagai LoA, dari kampus yang telah menerima kita dan tempat kita akan mengejar studi.

c) Letter of Guarantee (LoG) dari LPDP atau beberapa teman saya yang sedang belajar di Finlandia bahkan ada yang menggunakan Letter of Sponsorship (LoS) dari LPDP yang diterbitkan sebelum LoG. Dokumen ini diperlukan sebagai bukti bahwa kita akan mendapatkan dukungan keuangan dari lembaga yang memberikan kita beasiswa.

d) Catatan keuangan kita berupa rekening koran atau yang dalam bahasa Inggris disebut sebagai bank statement. Untuk mendapatkan dokumen ini, bisa jadi agak rumit karena kita harus mengunjungi bank. Namun, saya menggunakan akun Jenius dari Bank BTPN, yang memudahkan saya dalam mendapatkan rekening koran dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris. Lebih penting lagi, lampiran yang dibutuhkan di situs ini harus dalam bahasa Inggris. Jadi, menggunakan akun Jenius sangat membantu saya waktu itu. Kemungkinan bank-bank lain juga memiliki fitur serupa, tetapi saya belum memiliki informasi lebih lanjut mengenai bank lainnya.

e) Terakhir, kita juga harus melampirkan asuransi kesehatan yang diterima oleh EnterFinland. Saya menggunakan Swisscare karena sudah diakui dan diterima oleh EnterFinland.

Halaman sebelum Masuk ke Form Pendaftaran

• Pengisian Form Pendaftaran

Setelah mempersiapkan dokumen yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah mengisi pendaftaran untuk pembuatan residence permit ini melalui akun Enter Finland yang telah kita buat. Harap berhati-hati saat mengisi formulir ini, terutama saat menentukan waktu mulai studi. Pada kasus saya, studi sebenarnya dimulai pada bulan September, tetapi kalender akademik di kampus tempat saya akan belajar dimulai pada bulan Agustus. Oleh karena itu, saya memilih tanggal 1 Agustus sebagai waktu mulai studi saya.

Selanjutnya, saya juga mempertimbangkan beberapa hal penting, terutama masalah tempat tinggal atau housing di sana. Saya harus mempersiapkan tempat tinggal setidaknya dua minggu sebelumnya, dan lebih baik lagi satu bulan, agar bisa beradaptasi dengan baik. Meskipun LPDP mulai memberikan dana hidup bulanan resmi dari bulan September, kita juga mendapatkan settlement allowance atau dana kedatangan yang bisa digunakan untuk bertahan hidup di Finlandia pada bulan Agustus, serta mempersiapkan segala perabotan yang diperlukan, terutama jika tempat tinggalnya masih kosong (unfurnished) tanpa perabotan.

Di postingan selanjutnya, saya akan membahas lebih lanjut mengenai akomodasi, karena ini merupakan hal yang sangat penting untuk dipertimbangkan sebelum berangkat ke negara tujuan studi. Itulah yang perlu diperhatikan dengan cermat saat mengisi bagian aplikasi ini, sedangkan bagian-bagian lainnya dapat diisi sesuai dengan petunjuk yang ada. Namun, jika ada kebingungan atau pertanyaan tambahan, silakan tinggalkan komentar di bawah ini untuk bertanya mengenai bagian yang masih membingungkan.

Pengiriman Email untuk Permintaan Janji Temu

• Pembayaran Sekaligus Pembuktian Identitas

Setelah mengisi semua formulir, langkah berikutnya adalah menekan tombol "submit" dan melakukan pembayaran, baik secara online atau saat kita mengunjungi Kedutaan Besar Finlandia nanti. Selanjutnya, kita perlu menghubungi Kedutaan Besar Finlandia di Jakarta melalui alamat email yang tersedia di situs web mereka [Klik di sini] dan melampirkan dua file yang dapat kita peroleh dari akun EnterFinland kita, yaitu Certificate of Pending Online Case dan Residence Permit Application for Studies, keduanya dalam format PDF. Kita hanya perlu melampirkannya sebagai lampiran email. Sebagaimana yang kita ketahui, saat menghubungi seseorang melalui email, biasanya memerlukan waktu untuk mendapatkan balasan dari pihak yang kita hubungi. Namun, jika ingin mempercepat proses balasan email, kita juga dapat menghubungi mereka langsung melalui nomor yang tertera di situs web mereka. Ini adalah tindakan yang saya lakukan karena waktu studi yang semakin mendekat dan saya perlu mempersiapkan segalanya dengan baik lebih awal. Tak lama kemudian, saya menerima balasan email berisi jadwal janji temu di kedubes beserta instruksi tentang foto yang harus dibawa, paspor, dan dokumen-dokumen yang telah diunggah di akun EnterFinland saya.

Pemberitahuan melalui Email tentang Janji Temu Pengambilan Kartu Residence Permit

• Menunggu Pemrosesan sampai Residence Permit Selesai

Setelah semua selesai, pada tahap ini kita hanya perlu menunggu sekitar 2 sampai 3 minggu. Namun, yang perlu diperhatikan di sini adalah semakin awal kita mengajukan residence permit, semakin cepat prosesnya akan selesai. Berdasarkan pengalaman saya, saya mendapatkan kartu residence permit selama satu bulan lebih dan saya mulai memahami bahwa saya mendaftar residence permit mendekati awal kalender akademik yang mana pasti banyak orang yang akan belajar di Finlandia, dan tidak hanya pelajar saja yang mendaftar. Jadi, sebaiknya kita mengurus residence permit ini setelah kita mendapatkan LoS dari LPDP, karena ini akan membantu menghindari antrian yang panjang dan mempercepat proses pembuatan residence permit kita.

Kemudian, setelah kartu residence permit selesai, kita akan menerima informasi melalui akun EnterFinland kita bahwa kartu sudah dikirimkan, dan kita hanya perlu menunggu. Setelah itu, ketika kartu sudah sampai di kedutaan besar di Jakarta, kita akan mendapatkan email dari mereka yang berisi jadwal untuk pengambilan kartu residence permit beserta dokumen yang harus dibawa. Harap diingat juga bahwa pengambilan residence permit biasanya dapat dilakukan pada hari yang sudah ditentukan oleh mereka atau pada waktu lain, tetapi kita harus menghubungi kedubes terlebih dahulu jika ingin membuat janji temu lainnya. Pada saat itu, saya mulaui menerima email dari Kedubes Finlandia pada sore hari dan harus mengambil kartunya keesokan harinya. Informasi ini memang mendadak sekali bagi saya pada saat itu, tetapi saya tidak keberatan. Saya langsung berangkat ke Jakarta keesokan harinya, meskipun perjalanannya cukup jauh dari Tasikmalaya. Sebenarnya, saya bisa mengubah jadwal tersebut dengan mengajukan janji temu pada hari lain, tetapi mengingat kalender akademik yang semakin mendekat, saya harus tiba di Finlandia lebih awal dan mempersiapkan segalanya dengan lebih cepat sebelum studi dimulai.

Hal-hal Penting Lainnya

Perlu diingat, pembuatan residence permit ini benar-benar memerlukan persiapan yang matang dan harus segera dilakukan, karena saya belajar dari pengalaman pribadi saya sendiri. Di bawah ini, saya tuliskan beberapa pelajaran penting yang saya peroleh setelah melewati proses pembuatan residence permit ini yang lumayan memakan waktu sekali.

Bukti Pembayaran Pembuatan Kartu Residence Permit

1. Persiapkan Uang

Hal pertama yang harus dipersiapkan adalah uang. LPDP memang menanggung pembayaran visa, tetapi dalam bentuk reimbursement, yang berarti kita harus mengeluarkan uang terlebih dahulu untuk pembuatan kartu residence permit, kemudian kita memberikan bukti pembayaran kepada LPDP, dan mereka akan mengembalikan uang yang sudah kita keluarkan. Pada saat itu, saya harus membayar dalam mata uang Euro, sekitar 350 EUR, tetapi dapat dibayarkan dalam bentuk rupiah dengan nilai tukar yang fluktuatif. Saya diharuskan membayar sekitar 5.680.000 rupiah. Kemudian, saya menggunakan sebagian dari dana pribadi dan meminjam sebagian lainnya dari seorang teman yang saya kenal saat PK LPDP. Intinya, kita bisa meminjam uang dari keluarga atau bank dengan jaminan bahwa kita akan mengembalikannya karena LPDP telah menanggung biaya pembuatan kartu residence permit ini.

Selain biaya untuk pendaftaran residence permit, jika kita memilih untuk mengurus semuanya sendiri dalam proses pembuatan residence permit ini, kita juga perlu memikirkan lokasi tempat tinggal kita yang dekat dengan kedutaan besar Finlandia di Jakarta. Perjalanan dari Tasikmalaya ke Jakarta memakan waktu yang cukup lama, bahkan pada janji temu pertama, saya harus menginap di penginapan melalui aplikasi Airbnb. Pada janji temu kedua untuk pengambilan kartu residence permit, saya memilih untuk pulang-pergi dalam satu hari tanpa menginap untuk menghemat biaya, meskipun tentunya rasa lelah harus ditanggung sendiri. Meskipun melelahkan, saya sangat puas dengan perjuangan saya karena ini juga memungkinkan saya untuk berbagi pengalaman kepada teman-teman di Caravel.

Email tentang Antrian selama Proses Pembuatan Kartu Residence Permit

2. Hubungi Mereka Jika Perlu

Hal selanjutnya yang perlu dipahami adalah komunikasi. Ya, komunikasi sangat penting, dan di sini, bukan hanya komunikasi dengan pihak yang bekerja di kedutaan besar saja, tetapi juga komunikasi dengan LPDP melalui tiket bantuan LPDP dan dengan pihak layanan imigrasi di Finlandia melalui situs EnterFinland. Mereka semua memiliki kontak yang bisa dihubungi, baik melalui telepon kantor maupun email. Meskipun terlihat sepele, berdasarkan pengalaman saya, ini sangat membantu dan melegakan pikiran saya. Saat itu, saya ingin segera berangkat ke Finlandia mengingat studi saya akan dimulai dalam beberapa minggu, sementara saya belum memiliki persiapan apa pun di negara tujuan studi saya.

Contohnya, saya mengirim email kepada pihak layanan imigrasi di Finlandia mengenai proses pembuatan residence permit saya, sementara saya masih berada dalam antrian yang mungkin memakan waktu lama. Saya khawatir bahwa proses ini mungkin belum selesai saat studi saya sudah dimulai di Finlandia, sedangkan saya masih berada di Indonesia. Meskipun pengiriman email ini mungkin hanya sebagai upaya kecil, jangan diremehkan, karena ini merupakan bagian dari usaha kita. Saya selalu menanyakan pada diri sendiri, "Apakah saya sudah melakukan segalanya dengan maksimal?" dan "Apakah masih ada peluang yang masih bisa dilakukan?" Jika masih ada peluang yang dapat diperjuangkan, maka saya tahu bahwa saya belum berusaha sepenuhnya.

Jika Foto Tidak Memenuhi Standar, Maka Harus Rescheduling Lagi 😌

3. Perhatikan Persayaratan dengan Teliti

Memenuhi dokumen persyaratan adalah salah satu bagian yang paling menantang dalam proses pembuatan residence permit yang rumit ini. Lebih lanjut, ketika saya diminta untuk membawa pas foto dengan standar yang diberikan oleh mereka, terdapat banyak sekali aturan yang harus saya perhatikan, sehingga saya harus memeriksa foto saya dengan teliti untuk memastikan bahwa sudah memenuhi persyaratan atau tidak. Selain itu, saya juga harus memastikan bahwa ketika saya pergi ke kedutaan besar, saya membawa semua dokumen yang sudah diminta sebelumnya melalui email. Jika kita lupa membawanya, saya pernah membaca informasi bahwa janji temu kita akan dibatalkan dan akan digantikan dengan janji temu yang lain.

4. Sendiri Tanpa Agen

Terakhir, yang ingin saya tekankan adalah bahwa semua yang saya lakukan ini benar-benar saya kelola sendiri tanpa menggunakan perantara agen atau menguasakannya kepada orang lain untuk pengambilan kartu residence permit. Sebenarnya, saat pengambilan kartu residence permit, kita dapat menguasakannya kepada seseorang, seperti saudara atau teman dekat yang berada di Jakarta. Namun, saya memilih untuk melakukan semua ini sendiri karena saya ingin mengetahui dan mengalami semuanya secara langsung untuk keperluan postingan seperti yang saya tuliskan sekarang.

Selain itu, mengenai pembuatan residence permit, saya kurang yakin apakah bisa menggunakan jasa agen atau tidak. Yang pasti, jika kita menggunakan agen, semuanya akan menjadi lebih mudah, dan kita hanya perlu membayar mereka untuk mengurus semua prosesnya. Jika memungkinkan, menggunakan agen seperti ini bisa sangat membantu bagi orang yang sangat sibuk dengan pekerjaannya. Namun, rekomendasi pribadi dari saya adalah jika kita masih mampu untuk mengelola semuanya sendiri, mengapa tidak melakukannya? Karena perjuangan ini adalah bagian nyata dari perjalanan hidup kita, dan akan menjadi bagian dari cerita perjalanan hidup kita nantinya.

Itulah postingan kali ini tentang pengajuan dan pembuatan kartu residence permit untuk tinggal di Finlandia. Jika masih ada hal-hal yang membingungkan dalam proses ini, silakan tinggalkan komentar di bawah, dan kita akan mendiskusikannya bersama. Semoga informasi ini bermanfaat, dan sampai jumpa di postingan berikutnya tentang studi di Finlandia. 😁